Pode ser que não saiba o que é Back Office, mas se você atua na área administrativa já teve contato com ele, pois esse termo envolve os processos de retaguarda na administração de uma organização. Trata-se de uma infraestrutura fundamental para a garantia da operação do negócio.
Quer saber como isso se aplica à administração e sucessos do seu bar? Nossa equipe preparou este artigo para explicar o que é Back Office e como funciona. Também vamos mostrar a sua importância para a gestão do estabelecimento e benefícios que ele proporciona. Confira!
O que é Back Office?
A tradução para Back Office, um termo em inglês, remete à retaguarda. No mundo dos negócios é setor que reúne atividades de departamentos que não fazem o atendimento direto do público ou cliente, mas são essenciais para a sustentabilidade do negócio.
Em geral, é formado pelos seguintes departamentos:
- Financeiro;
- Jurídico.
- Logística;
- Recursos Humanos;
- Tecnologia da Informação.
Nos bares, podemos acrescentar algumas atividades, como a gestão de alimentos e bebidas, planejamento do cardápio e do couvert, que devem ser de responsabilidade do Back Office.
O que é Back Office administrativo e financeiro?
Como falamos da retaguarda de um negócio, é possível imaginar que há variados tipos de Back Office, já que diferentes setores dão suporte para o trabalho do Front Office (linha de frente) — área de atendimento direto ao cliente. A seguir abordaremos dois bastante utilizados.
Back Office administrativo
O Back Office administrativo está ligado ao funcionamento da estrutura empresarial. Como se trata de uma área muito grande e envolve diferentes setores, ela inclui atividades que vão desde a aquisição de insumos até a performance do negócio. Isso significa que ele inclui atividades relacionadas à gestão do estoque e gestão de resíduos., por exemplo.
Já quanto aos aspectos de desempenho, envolve a demonstração dos resultados corporativos. As equipes do Back Office administrativo elaboram relatórios, coletam e analisam dados e utilizam as informações geradas para a tomada de decisão.
Back Office financeiro
Qualquer atividade de uma organização gera custos que precisam de atenção em relação aos documentos fiscais e na contabilidade. O Back Office financeiro é o responsável por controlar esse aspecto, de modo a assegurar o fechamento das contas.
Ele cuida de questões relacionadas ao regime tributário, contabilidade e todas as informações que envolvem o dinheiro da empresa. Esse setor também é responsável pelos pagamentos dos empregados e fornecedores, emissão de Nota Fiscal, transações bancárias. Sempre mantendo a legalidade nas operações financeiras.
Como funciona o Back Office?
Tanto para empresas que prestam serviços, quanto para as que vendem produtos, existem etapas que precisam ser finalizadas para que o cliente possa ter o que procura. Parte delas são o atendimento, a efetivação do pedido, verificação da disponibilidade, a entrega ou prestação do serviço, o pagamento, a retenção e a fidelização do cliente.
Entretanto, para obter sucesso nesse processo, é fundamental que não haja falhas, como defeitos nos produtos ou atrasos na prestação do serviço. E para evitar esse tipo de problema existe o Back Office.
Qual é a sua importância?
O Back Office é importante exatamente por ser responsável pelo pleno funcionamento da empresa. Afinal, ele atua dando os suportes necessários ao Front Office, de maneira que a empresa possa se manter lucrativa. Exemplos disso, são os processos de atração e contratação de colaboradores, atendimento às exigências legais, gestão financeira ou na aquisição de insumos.
Quais são seus benefícios para um negócio?
Muitas pessoas podem pensar que as áreas do Back Office não apresentam benefícios para os indicadores finais da organização, porém essa é a hora de mudar tal concepção! A seguir, listamos alguns benefícios que ele pode trazer.
Redução de custos operacionais
Custos operacionais são aqueles relacionados à manutenção da empresa. Trabalhando em sua redução, os resultados, como o lucro líquido e outros, podem ser melhorados. Consequentemente, gastando menos e vendendo mais, aumenta a probabilidade de crescimento.
Indicação de metas
Sem uma gestão estratégica das metas a empresa não consegue saber se está no caminho certo. Com base nos objetivos pensados no planejamento estratégico é possível determinar os Key Performance Indicators (KPI’s).
Por exemplo. se o objetivo é aumentar a receita, ampliar a carteira de clientes e expandir suas atividades, os KPI’s indicados para acompanhar são:
- número de vendas
- ticket médio;
- faturamento bruto.
Acompanhamento de seus indicadores
Fazendo uma analogia à pilotagem de um avião, os indicadores citados seriam como as informações do painel de controle, onde o piloto deve estar atento aos sinais para direcionar o avião até o destino.
A função do Back Office, é garantir o acompanhamento, o controle e a atualização dos indicadores para que o gestor possa levar a empresa a atingir o seu objetivo.
Como adotar o Back Office?
Independentemente do porte da empresa, manter a sua organização e a sua gestão não depende diretamente dos seus clientes. Para isso é necessário apenas contar com uma boa retaguarda. Mas como fazer isso?
Escolha como será a sua equipe
Um empreendedor deve analisar como ele fará a gestão do seu negócio. Neste caso é importante que ele verifique se é mais viável construir sua própria equipe ou terceirizar todo o trabalho. No caso de terceirização o mais indicado é procurar por empresas que sejam referências na área que atuam, como escritórios contábeis, assessorias jurídicas ou administrativas, e empresas de RH.
Mas, se a preferência for contratar uma equipe própria, inicie com um time de acordo com suas demandas, aumentando-a conforme o crescimento do negócio. Além disso, foque em capacitar a equipe de Back Office, afinal, eles serão a sua base.
Definir processos e automatizá-los
O primeiro passo para definir processos é fazer um mapeamento., já que ele permite analisar melhorias na forma como a empresa funciona.
Depois que os processos forem desenhados, é importante compartilhá-lhos com todos os colaboradores envolvidos, para que as atividades realizadas sigam o padrão mapeado. A falta de padronização em determinados trabalhos permitem que surjam erros e o nível de qualidade caia.
Invista em sistemas de automatização
Mesmo que possua uma boa equipe e processos bem definidos, fazer todas as atividades de maneira manual, atrasa a produção e aumenta o risco de erros. Portanto, a adoção de tecnologias é uma ótima opção.
Isso significa fazer o uso de softwares especializados na área de atuação da sua empresa e atendimento às necessidades da sua equipe. Essas ferramentas permitem o compartilhamento de informações, e geram um banco de dados em um pequeno espaço.
Seja estratégico
É importante que as ações realizadas no seu negócio sejam pensadas para o curto, médio e longo prazo. Assim a sua equipe de Back Office terá uma visão mais clara do que é necessário fazer para atingir os objetivos traçados.
A equipe de Back Office é fundamental para o desenvolvimento do negócio, pois é ela quem fornece todo o suporte para que a atividade principal da empresa possa trazer lucros e favorecer o seu crescimento. Independente do porte que a empresa possui, essa área deve ser vista como parte fundamental do negócio, mesmo não tendo contato direto com o cliente.
Ter um Back Office estruturado é uma forma inteligente e estratégica de gerenciar o seu bar. Como vimos, ele permite que os processos de gestão sejam melhor organizados e tudo funcione dentro da legalidade, com eficiência.
Atualmente, quem cuida da cozinha do seu bar? E os seus parceiros fornecedores, estão ajudando a alavancar o seu estabelecimento? Entre em contato conosco e solicite nossa visita para ajudar a manter a segurança e eficiência nas operações. É a Ultragaz somando energia ao seu negócio!