A rotina empresarial é desafiadora em vários aspectos. Contudo, manter a supervisão adequada dos ativos e dos passivos pode fazer total diferença na sua gestão. Afinal, independentemente do segmento de atuação, todo empresário se preocupa com o equilíbrio e com o controle das contas a pagar e a receber.

Por isso, é imperativo que você se organize de maneira eficiente no dia a dia no intuito de monitorar melhor todos os setores. No entanto, você sabe realmente como fazer isso na prática?

Neste post, vamos explicar quais são as principais diferenças constantes nos faturamentos e como é recomendado fazer o gerenciamento correto, entre outros aspectos igualmente relevantes. Continue a leitura e fique por dentro!

O que são contas a pagar e a receber?

As contas a pagar e a receber são conceitos contábeis fundamentais que fazem parte da gestão empresarial. A seguir, vamos entendê-los em detalhes!

As contas a pagar

As contas a pagar englobam todos os compromissos certos e que serão cobrados em algum momento. Em outras palavras, são as dívidas que ainda não foram quitadas, portanto, representam débitos em aberto.

A gestão eficiente dessas pendências é essencial para a boa saúde econômica de qualquer estabelecimento. Afinal, a administração adequada permite equilibrar os fluxos de caixa, programar os investimentos e garantir a disponibilidade de recursos para as atividades operacionais e estratégicas.

As contas a receber

Já as contas a receber têm relação com todos os montantes que serão recebidos no futuro. Ou seja, basicamente, trata-se do direito de a empresa obter dinheiro — seja em troca de bens comercializados, seja como pagamento a serviços já prestados.

Essas quantias devem ser devidamente registradas no balanço patrimonial como um ativo circulante. Afinal, o esperado é que esses valores sejam recebidos em um prazo de até 12 meses.

Quais são as diferenças?

As diferenças básicas entre ambos os conceitos são especialmente relacionadas a:

• controle — as contas a pagar exigem um acompanhamento rigoroso para garantir que as obrigações sejam cumpridas dentro do prazo e sem atrasos. As contas a receber, por outro lado, requerem que as receitas sejam registradas corretamente e recebidas dentro do vencimento;
• impacto financeiro — a administração das contas a pagar evita penalidades, incidência de juros e multas por atraso no pagamento. A gestão das contas a receber, por sua vez, pode ajudar a manter uma fonte de ganho mais previsível e estável.

De modo geral, é muito importante compreender detalhadamente cada um desses conceitos. Apesar disso, por mais que o gestor seja competente, existem questões muito específicas a serem tratadas. Nesse caso, é recomendada a contratação de um profissional especializado na área de Contabilidade.

Quais são os benefícios de mantê-las sob controle?

O planejamento e a coordenação das contas a pagar e a receber do seu estabelecimento resultam em diversas vantagens. A seguir, elencamos as principais para que você possa entendê-las melhor:

• evitam atrasos e multas — o acompanhamento rigoroso das contas a pagar pode ajudar a empresa a evitar atrasos na quitação das pendências e, consequentemente, multas decorrentes desses atrasos;
• garantem a disponibilidade de recursos — manter sob controle quando as receitas entrarão e as faturas a serem liquidadas auxilia o negócio a preservar uma direção mais precisa e a garantir a disponibilidade de recursos para honrar as responsabilidades assumidas;
• influenciam o estabelecimento de boas relações — pagar todos os débitos em dia e manter uma boa relação com os fornecedores pode trazer benefícios a longo prazo, como melhores prazos de pagamento, preços mais competitivos e um fornecimento de produtos e/ou de serviços de melhor qualidade.

Como fazer o gerenciamento das contas a pagar e a receber na prática?

Organizar os compromissos é fundamental para um bom planejamento. A seguir, confira algumas ações que você pode adotar na prática e que o auxiliarão significativamente!

Liste todas as contas a pagar

Para começar, é superimportante listar todas as contas a pagar, incluindo o nome do credor, a data de vencimento, o valor e a forma de pagamento. Na prática, é possível fazê-lo em uma planilha de contas a pagar eletrônica ou em um caderno. O ideal é padronizar esse monitoramento para que você consiga visualizar com mais facilidade o que precisa melhorar.

Registre todas as entradas de dinheiro

Registre todas as entradas de recursos — incluindo vendas, recebimentos de aluguel, pagamento de juros etc. Esse balanço será um grande aliado para que você consiga identificar os lucros.

Estabeleça um calendário

Crie um calendário para visualizar quando e quanto você vai precisar despender com as despesas. Em seguida, separe o dinheiro das entradas e verifique a disponibilidade para a quitação dos débitos.

Dessa forma, será possível se certificar de que o recurso disponível será suficiente para quitar as dívidas e, ainda assim, ter lucro.

Priorize as contas a pagar

Priorize as contas a pagar de acordo com a data de vencimento e com a importância de cada uma delas. Trata-se de uma excelente forma de não “furar” nenhum compromisso e/ou perder alguma parceria. Inclusive, ao mostrar tal organização, você conquistará a confiança de outras corporações, o que agilizará muito os processos de negociação.

Automatize o processo

Considere a possibilidade de automatizar o processo usando um software de gestão financeira. A iniciativa pode economizar tempo, reduzir erros e oferecer mais comodidade. Afinal, a tecnologia pode (e deve) ser usada a seu favor e beneficiá-lo.

Faça reconciliações regulares

Outra boa prática é fazer regularmente reconciliações entre as contas a pagar e a receber e o saldo bancário. A medida ajuda a garantir que as informações estarão precisas e atualizadas, além de ser uma maneira de prevenir surpresas desagradáveis.

Analise os números constantemente

A análise regular do fluxo de caixa auxilia na identificação de áreas em que é possível reduzir os custos. Lembre-se de que o controle é imprescindível para o sucesso a curto e a longo prazo.

A propósito, ter o domínio do patrimônio de uma empresa conduzido por um profissional qualificado é essencial para garantir o crescimento sustentável do negócio. Afinal, por meio de uma supervisão técnica, torna-se viável manter as pendências em dia e investir de forma mais estratégica.

Além disso, contar com o auxílio de um especialista permite que o estabelecimento se mantenha atualizado em relação às práticas e regulamentações financeiras vigentes. Por isso, é indicado contratar serviços contábeis para ter apoio nas decisões em relação aos investimentos no geral.

No entanto, é válido manter em mente que é, sim, possível lidar de modo sustentável e estratégico com as contas a pagar e a receber. Nesse caso, o melhor caminho é traçar metas para os investimentos, assegurando a continuidade do sucesso do estabelecimento em todos os sentidos.

Aliás, se você estiver em busca de uma empresa que possa oferecer soluções eficientes e que também otimizarão a sua rotina operacional, que tal conhecer os nossos serviços? Entre em contato conosco e agende uma visita!