Diversas práticas devem ser aplicadas para garantir a saúde financeira da empresa, seu funcionamento adequado e geração de resultados que vão contribuir para a sua manutenção no mercado, aumentando as chances de expansão.

Entre elas, está o fechamento de caixa. No entanto, apesar da sua importância, muitos gestores não sabem como realizá-lo ou apresentam algumas dúvidas durante o processo.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para esclarecer os principais pontos sobre o assunto. Confira!

O que é fechamento de caixa?

O fechamento de caixa consiste em uma tarefa de realizar a conferência todas as entradas e saídas do caixa da organização em um período estipulado. Durante o fechamento do caixa, é possível verificar se os valores estão certos, identificar qual é o saldo final e, ainda, realizar as correções adequadas. Essa medida engloba todos os cálculos referentes aos mais variados recebimentos, como:

• cartão de débito;
• cartão de crédito;
• Pix;
• boletos;
• transferências etc.

Ou seja, é uma ação que faz parte do controle financeiro e do dia a dia do negócio. Mesmo que pareça uma atividade simples, requer muita atenção, considerando que por meio dela é possível encontrar falhas ou, até mesmo fraudes, que podem influenciar diretamente nas finanças da empresa.

Qual é a importância do fechamento de caixa?

O fechamento de caixa contribui para a construção de um diagnóstico para a saúde financeira do restaurante, tendo em vista que permite o entendimento a respeito do fluxo de caixa. Dessa forma, há a chance de realizar uma previsão sobre o futuro do negócio, que pode ser:

• positivo: a organização está com um lucro financeiro satisfatório e tem boa probabilidade de crescimento;
• negativo: a empresa apresenta baixa rentabilidade e tem grande chance de entrar em um período de crise.

Com isso, a gestão consegue se preparar para enfrentar os mais variados cenários, criando estratégias e metas eficientes. Outro ponto é que o fechamento de caixa viabiliza a identificação de erros antes que se tornem mais graves, como a incompatibilidade do valor das vendas e o dinheiro presente no caixa, seja nos casos de falta e de excesso.

Sendo assim, a principal finalidade do fechamento de caixa é assegurar que o restaurante registre adequadamente todos os dados de entrada e saída financeira. Quando esse montante não está correto, é possível perceber a diferença entre o resultado e o que realmente está no caixa e, assim, tomar as medidas necessárias para evitar erros.

Logo, o objetivo é que, ao final do dia, exista um alinhamento preciso entre o que foi registrado e o que de fato está presente no fluxo de caixa.

Como fazer um fechamento de caixa corretamente?

Existem algumas práticas que podem ser aplicadas para realizar um bom fechamento de caixa. A seguir, veja quais são as principais!

1. Delegue quem será o responsável pela tarefa

Antes de tudo, é preciso definir quem será o responsável pela atividade. Isso porque:

• o processo precisa ser visto como um compromisso fixo, ou seja, uma responsabilidade diária;
• a tarefa deve ser intransferível, ou seja, a pessoa escolhida será responsável pela abertura, lançamento de entradas e saídas, bem como fechamento do caixa.

Esse cuidado é importante para manter a organização e frequência da tarefa, além de evitar falhas na hora de fechar o caixa.

2. Mantenha o fluxo de caixa funcionando

O fluxo de caixa é um recurso que permite o monitoramento das movimentações financeiras de um negócio, considerando que ele é composto pelas receitas e despesas, podendo apresentar qual é a situação real da saúde financeira do restaurante. Para manter o fluxo de caixa e poder usá-lo para realizar o fechamento de caixa, será preciso:

• averiguar o saldo inicial da empresa;
• identificar e classificar as receitas e despesas;
• registrar todas as entradas e saídas financeiras da organização;
• dar baixa nas operações realizadas;
• atualizar os lançamentos quando necessário.

Com esse indicador financeiro é possível dar andamento aos próximos passos para realizar um fechamento de caixa adequado e sem erros.

3. Estabeleça com que frequência o caixa será fechado

Outra dica importante é decidir se o caixa será fechado de forma diária, na troca dos turnos, somente ao final do mês, entre outros. Nesse caso, é muito comum que a tarefa seja diária.

Essa medida pode facilitar a identificação da falha caso o caixa não feche como o esperado no fim do expediente. Apesar desse tempo ser o mais recomendado, a decisão é da empresa e está totalmente ligada ao tipo de negócio e às atividades exercidas.

4. Faça o registro do montante inicial da abertura do caixa

Nessa etapa, será preciso registrar os valores iniciais da abertura do caixa. De forma geral, esse número corresponderá ao montante de fechamento do dia anterior ou do tempo determinado no último passo. O valor salvo ficará disponível no caixa da organização.

5. Anote as transações financeiras realizadas no decorrer do dia

Durante o dia, será necessário se atentar às movimentações financeiras, sejam elas receitas geradas ou despesas feitas. Todos os valores que entrarem ou saírem precisam ser anotados. Ao registrar as operações financeiras feitas durante o expediente será possível alinhar os valores anotados com o montante disponível em caixa no final do período de análise.

6. Confira se os valores encontrados batem com as receitas e despesas anotadas

Ao final do expediente, o colaborador escolhido por ficar responsável pelo fechamento de caixa precisa verificar se o montante presente bate com as transações registradas. Os valores devem se encaixar com precisão, ou seja, não pode sobrar ou faltar dinheiro na conta.

7. Realize o fechamento do caixa

O último passo desse processo consiste no fechamento do caixa. Nesse caso, basta subtrair os valores que entraram no caixa do restaurante e o montante que saiu. Dessa forma, é possível encontrar o saldo atualizado, e essa quantia será correspondente ao valor de abertura do dia seguinte.

Agora que você já sabe o que é o fechamento de caixa, sua importância e como realizá-lo, não se esqueça de colocar as dicas apresentadas em prática. Com isso, é possível implementar as estratégias mais adequadas para manter a saúde financeira do seu negócio!

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