Elaborar um plano de ação eficiente é essencial para qualquer negócio. Isso porque vai servir como direcionamento para que consiga entender as melhores estratégias a serem implementadas no momento de transformar objetivos, metas e projetos da empresa em realidade.

No entanto, para que os resultados pretendidos sejam alcançados, é importante entender quais práticas devem ser empregadas, ferramentas a serem utilizadas, bem como erros a serem evitados. Pensando nisso, elaboramos este artigo para esclarecer as principais dúvidas. Confira!

Afinal, o que é um plano de ação?

O plano de ação se trata de um conjunto de medidas que são estruturadas de forma prévia, depois de uma minuciosa análise de dados. Dessa forma, pode ser um documento para curto, médio ou longo prazo.

Tem como característica o detalhamento de uma situação do planejamento até a sua finalização, antecipando erros com a finalidade de minimizá-los ou eliminá-los. Sendo assim, ao criar um plano de ação, a empresa vai elaborar uma lista de erros que podem acontecer durante a trajetória e como podem ser diminuídos.

Também, a organização precisa pensar em opções viáveis para acelerar a execução dos objetivos, de forma que colabore para o desenvolvimento e, especialmente, para o fortalecimento da companhia.

O plano de ação também pode ser feito como uma busca para a correção ou para evitar a ocorrência de eventuais problemas futuros. Desse jeito, a sua elaboração tem como foco uma grande procura por informações, como atas de reuniões, históricos, relatórios de auditorias e demais registros.

Qual a importância de um plano de ação?

O plano de ação auxilia na tomada de decisões, tendo em vista que todas as etapas necessárias para atingir um objetivo estão bem delimitadas, antes mesmo de iniciar o processo. Esse documento acompanha o planejamento estratégico da empresa.

Quando isso é feito, o negócio conquista a otimização dos seus processos, adquirindo um diferencial competitivo capaz de fazê-lo se destacar entre os concorrentes, principalmente, quando essas práticas são desenvolvidas com base em dados concretos. O processo de operacionalização dos projetos precisa mostrar, com o máximo de clareza:

• Objetivo final a ser atingido;
• Caminho a ser seguido;
• Lógica para a execução das tarefas;
• Prazos de início e fim de cada atividade;
• Responsáveis pela realização de cada função;
• Recursos que serão empregados na materialização de cada tarefa;
• Metas intermediárias a serem batidas ao final de cada etapa;
• Indicadores que serão utilizados como base no processo de análise de resultados.

Quais são as principais vantagens do plano de ação?

O plano de ação pode proporcionar uma série de benefícios para o negócio. Veja quais são!

Organização da rotina

As atividades são divididas em ações menores, com fases, e as responsabilidades por cada uma delas ficam bem definidas. Dessa forma, é possível organizar melhor a rotina, bem como orientar para o alcance das metas e objetivos.

Expansão do negócio

Para a elaboração desse plano, é fundamental que os gestores conheçam bem as atividades realizadas pelo negócio. Isso abrange quais são os recursos disponíveis para a realização de uma tarefa, tecnologia, capital humano, situação financeira, entre outros, e quais são as suas necessidades. Afinal, todas as informações são usadas para o avanço e crescimento da empresa.

Desenvolvimento estruturado

Com as informações presentes no plano, fica mais fácil impedir a ocorrência de problemas, traçar soluções e possibilitar que as decisões sejam tomadas de forma estratégica. Isso faz com que a organização se expanda de maneira estruturada e conforme a sua realidade.

Engajamento da equipe

Quando a empresa envolve os seus funcionários desde o início, possibilita que cada um desenvolva as suas habilidades conforme as suas capacidades e, com isso, gera as condições adequadas para a execução de um projeto. Dessa forma, eles ficam mais motivados e, consequentemente, se esforçam mais para que os lucros esperados sejam obtidos.

Tomada de decisões mais acertadas

Um plano de ação viabiliza a compreensão de oportunidades e ameaças que podem aparecer no meio do caminho, além de propiciar uma melhor análise do que vale a pena ou não ser empregado. Isso traz mais segurança nas tomadas de decisões e aumenta as possibilidades de ter mais sucesso na busca pelo alcance dos objetivos e metas propostos.

Quais são as principais ferramentas utilizadas?

O plano de ação vai ajudar a empresa a colocar em prática o seu planejamento estratégico. Por meio dele é que serão propostas as mudanças necessárias, tanto na gestão quanto nos processos executados.

Além disso, trata-se de uma boa solução para diagnosticar novos procedimentos que possam contribuir com a organização e, até mesmo, propor desafios que possam gerar vantagens para o negócio. Em regra, um plano de ação eficiente precisa seguir alguma metodologia que permita o mapeamento das práticas necessárias. Confira, agora, quais são as mais utilizadas.

Sistema 5W2H

Uma das metodologias mais usadas para estruturar e colocar em prática um plano de ação é o sistema 5W2H, que possibilita a realização de um mapeamento detalhado de todas as operações, desde o início até o atingimento da meta. A seguir, você vai poder conferir o passo a passo aplicado para começar a elaboração do plano de ação utilizando essa metodologia.

What: o que será realizado

Compreender quais são os objetivos definidos pela empresa. Aqui, deverão ser descritas e mensuradas todas as fases necessárias para que as expectativas de determinados projetos sejam superadas.

How: como será feito

Nesse momento, serão estabelecidas as metodologias que serão aplicadas em cada um dos pontos estipulados no item anterior. Isso abrange qualquer procedimento que deverá ser feito no plano de ação. Para assegurar que tudo saia como esperado, cada medida pode ser descrita da forma mais detalhada possível.

How Much: quanto vai custar para ser realizado

A finalidade dessa questão é avaliar o custo do plano de ação. Manter a previsão do orçamento é essencial para colocar em prática qualquer iniciativa. Por esse motivo, o recomendado é determinar de maneira clara e objetiva todos os valores que deverão ser empregados para finalizar a ação.

Why: por que será feito

Aqui, busca-se o motivo de atingir o objetivo estipulado para que o plano de ação seja colocado em prática. Esse ponto de atenção demonstra que as ações delineadas para alcançar a meta têm como base estudos minuciosos, e não apenas percepções subjetivas.

Where: onde será feito

Para que o plano de ação seja feito com responsabilidade, é preciso estipular o local onde cada ação vai acontecer.

When: quando será feito

Estabelecer um prazo para cada etapa e para a finalização do plano de ação é essencial para que as metas se desenvolvam com fluidez e autonomia. Sendo assim, um projeto sem um prazo determinado corre grandes riscos de não dar certo.

Who: por quem será feito

Definir quem serão os responsáveis por cada etapa do projeto é uma medida básica para assegurar que os objetivos serão alcançados com sucesso. Nessa fase, devem ser especificadas informações como setor, área, grupo ou colaborador que vai cuidar de cada uma das metas estabelecidas.

Por meio desse método, é possível estruturar um plano de ação e elencar os principais dados para planejar de forma correta o passo a passo ideal para a busca pelo alcance dos objetivos. No entanto, essa é apenas uma das ferramentas existentes, sendo possível escolher outra que melhor se adeque às características e objetivos da empresa.

SMART

A ferramenta SMART é outra que pode contribuir bastante para a elaboração de um plano de ação eficiente. Nesse caso, cada uma das letras representa um detalhe ao ser considerado no momento de criar o planejamento. Veja como funciona:

• Specific (específico): a finalidade deve ser estabelecida com clareza. Por exemplo, em vez de levar em conta somente que deseja aumentar as vendas, é preciso determinar uma meta, que pode ser um valor ou a quantidade de produtos a serem vendidos a mais do que já acontece no negócio;
• Measurable (mensurável): é necessário que a meta possa ser mensurada. No caso citado anteriormente, seria por meio do valor ou da quantidade de produtos;
• Attainable (atingível): caso a intenção seja realmente atingir uma meta, ela deve ser possível. Por esSe motivo, o ideal é pensar de maneira realista ao se planejar;
• Relevant (relevante): o objetivo deve estar alinhado com a visão da companhia, ou seja, ser importante para o seu desenvolvimento;
• Time (tempo): sem a definição de um prazo, fica mais difícil manter a organização para atingir a meta. Então, é muito importante estipular um período para tal.

PDCA

O ciclo PDCA é um método de gestão que possibilita otimizar qualquer processo dentro da organização. A sigla é originária do inglês e representa as quatro fases do processo, que são:

• Plan (planejar);
• Do (executar);
• Check (verificar);
• Act (agir).

Esses são os quatro passos que compõem o método na prática. Eles são aplicados em sequência no decorrer dos ciclos, que se repetem de forma contínua para assegurar o aprimoramento de plano de ação, processos e produtos nas organizações.

É uma ferramenta vantajosa por ser eficiente, simples e capaz de promover a melhoria contínua das operações realizadas pela equipe e, devido a isso, gerar o engajamento de todos os envolvidos no projeto.

Diagrama de Ishikawa

Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe, é uma ótima ferramenta para quem deseja relacionar um resultado que não era esperado aos fatores que colaboraram para se chegar até ele.

O método consiste em um gráfico utilizado para estruturar ideias e analisar qual foi o motivo de um problema, ou seja, quais aspectos foram responsáveis por criar uma situação indesejada na organização.

No decorrer da elaboração do plano de ação, o Diagrama de Ishikawa pode contribuir para a hierarquização e a priorização das causas identificadas, além de possibilitar um registro intuitivo, o que simplifica análises futuras.

Coaching in Company

Outra opção é o Coaching in Company, que colabora para um plano de ação detalhado, sempre levando em conta os valores e o propósito da empresa, alinhando-os às metas da equipe. Dessa forma, todos atuam para alcançar os resultados desejados.

Esse tipo de treinamento é pautado em ferramentas, processos e práticas definidas para atender às necessidades do negócio com bastante eficiência. Além disso, disponibiliza práticas modernas de gestão estratégica organizacional, associada ao coaching, que é uma boa metodologia de desenvolvimento humano.

Como fazer um plano de ação?

Criar um plano de ação não é uma tarefa tão simples. Isso porque existem muitos detalhes que exigem certo conhecimento, além de muita atenção. Nesse caso, se for responsável pela gestão do negócio, provavelmente, entende das dificuldades que aparecem pelo caminho.

Dessa forma, para que consiga atingir as metas, é essencial criar esse plano com base em alguns critérios, capazes de contemplar todas as expectativas para o futuro e todo o caminho previsto para realizá-las.

Outro ponto relevante é que é necessário entender que esse conjunto de práticas deve estar organizado e estruturado. Afinal, somente dessa forma será possível cumprir as metas estabelecidas. Para tanto, é indispensável que o plano de ação esteja detalhado de maneira clara, em um documento que possa ser acessado por todos os integrantes da equipe.

Identifique os problemas pendentes

Ao criar um plano de ação, é necessário identificar quais são os problemas que ainda não foram resolvidos dentro da empresa. Desse jeito, não adianta somente perceber que algo está errado, mas também, saber informações concretas, relatórios e quais são os pontos que estão saindo do controle dentro do negócio.

Após descobrir quais são esses problemas, é necessário pensar em como solucioná-los sem que isso gere prejuízos para a organização ou, caso traga, que seja o menor possível. Isso pode ser realizado por intermédio de uma análise de dados bem feita e que pode ser definida com metas e objetivos.

Vamos supor que a empresa quer aumentar as vendas de certo item em um período determinado. Então, será preciso estipular quantos produtos devem ser vendidos e em quanto tempo essas vendas precisam acontecer.

Elabore uma lista de práticas para que as metas sejam atingidas

Outra questão é criar uma lista detalhada quanto estiver elaborando o plano de ação. Com isso, você deve entender o esforço necessário para alcançar cada resultado. Para conseguir uma melhor organização, é importante que seja feita uma lista para cada objetivo definido.

Apesar de ser uma tarefa que dá trabalho, pense que no futuro vai poupar muito tempo durante os processos. Utilizando o exemplo do aumento de vendas de certo produto, não basta colocar quantos itens quer vender, mas também, especificar como essas vendas podem ser aumentadas, por exemplo, ações de marketing.

Isso significa que precisa identificar as melhores práticas. Entre elas, realizar promoções, fazer mais publicações, melhorar a qualidade da mercadoria e demais.

Crie um cronograma eficiente

É preciso que você tenha em mente que todo planejamento deve ter uma previsão de em quanto tempo o projeto será executado. Isso porque a não definição de um período para bater a meta pode atrapalhar o cumprimento dela e causar prejuízos.

Sendo assim, elabore um cronograma que tenha uma data certa para o começo e para o final de cada ação ou de cada etapa do processo. Com isso, terá um planejamento mais efetivo e mais próximo de ser realizado.

Adquira os recursos necessários

Nesse ponto, é necessário saber o valor que será gasto para o cumprimento do plano de ação elaborado. Por esse motivo, procure ter uma noção real do tempo de trabalho que será despendido para o cumprimento dos objetivos esperados.

É muito importante que os recursos sejam estipulados em cada fase do plano de ação. Também é comum que os recursos sejam mensurados com os profissionais focados em uma única tarefa, e não em recursos financeiros.

Identifique os erros

Depois de criar adequadamente o plano de ação, tenha em mente que ele poderá ter algum tipo de problema. Sendo assim, procure identificar quais seriam os eventuais entraves que você encontraria no decorrer da execução do plano. Assim, pode se precaver e ter a chance de resolver futuros erros.

Depois que estiver com o plano de ação da empresa elaborado, será a hora de colocá-lo em prática. Nesse caso, você pode contar com a tecnologia para preencher informações, como metas alcançadas, tempo de execução das ações, dificuldades encontradas, e outras. Entre os tópicos que podem ser usados no controle dos objetivos, estão:

• Atividades;
• Responsáveis por cada etapa;
• Recursos necessários;
• Data de início;
• Prazo estimado;
• Data de conclusão;
• Status;
• Observações.

Além disso, manter o controle da realização do plano de ação é fundamental para assegurar que as práticas propostas sejam cumpridas e atinjam as expectativas. Dessa forma, o negócio vai chegar mais perto de alcançar o cenário que criou durante a elaboração de seu planejamento.

Estimule o trabalho em equipe

Quanto mais engajado o time de funcionários estiver, melhores serão os resultados obtidos. Dessa forma, por mais que seja comum que cada colaborador tenha a sua função específica, motivar o trabalho em equipes menores possibilita que um ajude o outro, reunindo habilidades e forças.

Realize mudanças quando preciso

Por mais bem elaborado que seja um plano de ação, pode ocorrer de ser preciso realizar mudanças no decorrer do caminho, e isso é muito natural. Na realidade, é melhor fazer essas alterações do que continuar em algo que não está gerando os resultados esperados. Ser flexível é essencial para se adaptar às demandas e tendências do mercado.

Aprenda com os erros

A última dica abrange o uso dos erros que ocorreram no decorrer do processo como forma de aprendizado. Pense que uma falha pode propiciar uma descoberta relevante para que algo dê certo no futuro. Por esse motivo, não subestime a equipe caso algum erro ocorra. Aproveite o momento para analisar os fatos e o que é possível aprender com eles.

Quais são os erros mais comuns e como evitá-los?

Existem alguns erros mais comuns de serem feitos ao elaborar o plano de ação. Sendo assim, é importante conhecê-los para evitá-los. Veja quais são!

Inserir muitas atividades em um curto espaço de tempo

Na busca e na vontade de atingir resultados de forma mais rápida, os gestores acabam definindo um curto tempo para a realização das tarefas. Desse jeito, elas podem ser feitas de qualquer maneira e, consequentemente, as respostas não serão tão eficazes.

Então, dê o tempo certo para cada tarefa, analise a duração que foi realiza anteriormente com atividades parecidas e, a partir disso, realize uma média de prazos de maneira que não comprometa os resultados. Não se esqueça de acompanhar o desempenho de cada etapa.

Sobrecarregar a equipe

Outra falha comum é sobrecarregar a equipe com as tarefas. Isso porque os gestores acabam delegando muitas funções para os funcionários. Essa prática desmotiva cada um deles, o que vai afetar diretamente a qualidade do serviço.

Sendo assim, consulte os integrantes do time e os envolva nas decisões estratégicas. Além disso, respeite a capacidade e a habilidade de cada um em executar tarefas e distribua as responsabilidades de acordo com a competência deles.

Pular etapas

De nada adianta fazer um planejamento e verificar o andamento das atividades, mas pular etapas. Afinal, elas são necessárias e, quando uma não é realizada, compromete as demais, bem como o resultado final.

Por isso, não pare o ciclo de tarefas definido. Informe sobre a relevância e as consequências em deixar parte do processo sem fazer, e motive para que todos os envolvidos tenham disciplina quanto a isso.

Deixar de mensurar os resultados

Os resultados do plano de ação precisam ser acompanhados e analisados de maneira periódica. Afinal, é essencial compreender quais são as práticas que estão atendendo as expectativas, se o cronograma está sendo cumprido e identificar as necessidades que surgirem no decorrer do ano.

Então, monitore o cumprimento dos objetivos e metas regularmente e, assim, adaptar o plano e conseguir ter uma visão mais abrangente do que precisa ser mudado e o que pode ser mantido.

Conseguiu entender a importância em criar um plano de ação para o negócio, seus benefícios e impactos nos resultados da empresa? Então, aproveite para colocar as dicas apresentas em prática e, assim, organizar os processos do negócio, e fazer com que atue com qualidade e de maneira diferenciada no mercado, aumentando as suas chances de expansão.

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